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【SBTT專欄】活用邏輯思考術的簡報手法

活用邏輯思考術的簡報手法共有兩種代表手法所構成,一是SDS手法另一個就是PERP手法,只要依據場合以及目的的不同活用這兩種手法的話,你也能成為優秀的簡報專家。

【從重點開始說明的SDS手法】
SDS手法是依序以重點、詳細、重點這樣的順序進行簡報說明,簡而言之就如同一般報導新聞的方式很類似,我們在看新報文章時都會看到主題,然後其文章開始都會先重點說明與主題相關的重點,然後中間再詳述內容,而在結尾時又會再重申一次主題重點,而SDS手法的簡報手法其實就是與報導新聞一樣。

  • S(Summry)= 概要
  • D(Detail)= 詳細
  • S(Summry)= 再次整理

SDS手法就是取上述三個英文字首稱作而成,首先將接下來要傳達的概要或目次進行說明,然後接著針對各部份進行詳細說明下去,在最後時再一次地將重點進行整理進行說明。
以下舉例來說明
■概要
本次的演講是主題是即使是一般上班族也能做到有效節稅的方法,相信有些上班族可能沒想到過其是已經繳交的稅金是可以退還回來的,或是不知道其實是有可以減抵稅金的方法,今後不再讓各位白繳稅金就是本次研修會的目標
■詳細
依序說明稅額的種類以及減免項目和減免金額
■總整理
也就是因為如此,我們這次就學到了關於像醫療費、房貸利息、家屬扶養等減抵稅金的方法。 

【從結論開始說明的PERP手法】
PERP手法就是從結論、理由、事例依序說明的邏輯式思考手法,如同金字塔般向下伸展的推演說明手法

  • P(Point)       = 結論
  • R(Reason)   = 理由
  • E(Example)= 具體案例、佐證資料
  • P(Point)       = 再次結論


(截取自問題解決基礎講座第四堂課程中之議義)
PERP手法就是取上述四個英文字首稱作而成,這個手法的特徵就是一開始就從結論開始說明,就像是開門見山直接說結論。一開始就很明確的將結論傳達給對方,當然就只有結論的話是沒辦法讓對方信服的,所以要將導出結論的理由和背景進行說明,緊接著再拿出支持結論的具體案例或根據以及相關數據資料等進行補充說明,而具體來說就是從結論→理由→資料這樣的順序向下演說所構成的。這樣典型的思考邏輯樹狀演譯的構造唯有PERP手法。
以下舉例來說明
■結論
我先以結論來說明,本次的研究結果我們決定採用ABC公司的商品進行伺服器的導入。
■理由
會導出這個結論的理由有三個,1是成本考量、2是系統支援考量、3是未來擴展性以及整合考量。基於上述三個考量並以此為比較分析基礎針對提案公司進行評估,其評估結果顯示,導出採用ABC公司是最符合我們需求的結論。
■資料
為了讓各位更進一步了解我們採用的理由我們準備了相關數據資料。首先,我們先來看成本考量的部份。這張投影片所顯示的是未來5年期間的成本模擬推演計算,如果採用ABC公司的提案的話,未來5年所需要的成本為3千5百萬,和現行成本比較減少了35%,和其它提案公司比較較少12%,所以判斷出符合我方成本考量的結論。接著下一張投影片是……
■再度結論
依據以上的議論結論,我們將決定針對ABC公司的提案進行導入作業。

【SDS手法和PREP手法的使用分類】
SDS手法和PREP手法適合用在各種不同的場合,但要如何分辨使用的時機呢?以下將為此說明。

■適合使用SDS手法的場合
SDS手法其實較適合用在演講或是研討會等場合,重視簡報整體內容以及傳達重點印象的場合都很適用,並以故事性演說的方式作為中間主體讓聽講者容易吸收。其次是聽眾對所要簡報的內容在事前並沒有相關的知識,或是只有含糊的興趣等情形時也是適合使用SDS手法的場合,總之就是在演講、研討會或是新商品發表會等情況,對主題感到興趣但是關於詳細的內容卻是初次聽到的情況。
最初的S,總而言之就是在概要的地方也就是重點的部份先行提出並一開始就抓住聽眾的心,然後再將說明內容傳達給聽眾,讓聽眾在聽了之後並能夠在自己的頭腦裡面進行整理。接著再將想傳達的部份更詳細地說明給聽眾引起聽眾的目光。 

■適合使用PREP手法的場合

PREP手法是較偏向報告型的簡報手法。因為是先提出結論而不是重點的方法,所以像是在新商品發表會等場合無法讓聽眾感到激動的感覺。是先冷靜地聽取結論和議論過程,像聽取報告的方式所適用的簡報手法。也因此,聽眾對於報告內容在事前就具有一定的知識及理解。例如關於公司內部針對某項業務的檢討結果、或是調查報告等就是較適合用PREP手法進行簡報。

 PREP手法是以「結論→理由→資料」這樣的流程進行簡報,對於較忙的高階主管或是公司負責人的話,即使是只有20分鐘的時間,因為一開始就說明了結論,所以是可以短時間內將簡報重點傳達給對方,其次理由及資料的部份也不定要全部說明放入簡報中,為了節省時間可先說明較主要的理由或資料,如被問及更細部的問題時,再拿出已準備好的理由或資料加以輔助說明即可,這樣的方式也能確實掌握簡報運用時間。

目前有針對PREP手法進行教學解說的僅有本公司所提供的「問題解決基礎講座」內,在該課程的第四堂課程中不僅解說PREP手法的使用方法,更教導如何製作出具有說服務力的PREP簡報,並透過生活周遭的例子,輕鬆理解PREP手法的奧妙,讓你在職場上無堅不摧。

SBTT 編輯部

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